Chúng ta đều đã quen thuộc với việc nhấn “Gửi” sau khi soạn thảo một email và chờ đợi cho đến khi nó đến nơi đích. Nhưng, quy trình di chuyển của email từ điểm A đến điểm B không phải là sự phép màu. Thực ra, nó là kết quả của một hệ thống phức tạp bao gồm máy khách email, máy chủ email, và một loạt các giao thức truyền tải. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình “Email hoạt động như thế nào?”.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách thức hoạt động của email, một phương tiện truyền thông quen thuộc trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Bắt đầu từ việc soạn thảo email, với việc nhập địa chỉ email người nhận, tiêu đề, nội dung và đính kèm các tệp cần thiết, đến quá trình gửi email – nơi mà các thông tin được đóng gói và được gửi đi qua giao thức SMTP. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về quá trình xử lý SMTP, một quy trình đảm bảo email của bạn đi đến đúng địa chỉ người nhận một cách an toàn. Cuối cùng, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách mà email được lưu trữ và nhận ở máy chủ email của người nhận. Cùng khám phá toàn bộ quy trình này để hiểu rõ hơn về cách email hoạt động như thế nào.
Nội dung chính
Soạn thảo Email
Mọi quy trình gửi email đều bắt đầu bằng việc soạn thảo email. Điều này có nghĩa là bạn viết nội dung của email, nhưng quá trình này cũng bao gồm một số bước khác cần phải thực hiện:
- Địa chỉ email người nhận: Đầu tiên, bạn cần nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “To” (Đến). Đây là thông tin quan trọng nhất, vì nếu địa chỉ email không chính xác, email của bạn sẽ không bao giờ đến được người nhận. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi email cho nhiều người cùng một lúc bằng cách thêm nhiều địa chỉ email vào trường này, cách nhau bằng dấu phẩy.
- Tiêu đề: Tiêu đề là thông tin đầu tiên mà người nhận nhìn thấy khi nhận email của bạn. Do đó, nó nên mô tả một cách rõ ràng và ngắn gọn nội dung của email.
- Nội dung: Đây là nơi bạn viết nội dung thư của mình. Nó có thể chứa văn bản, hình ảnh, và nhiều loại nội dung khác. Tùy thuộc vào ứng dụng email mà bạn đang sử dụng, bạn cũng có thể định dạng nội dung theo nhiều cách khác nhau, như định dạng chữ, thêm liên kết, v.v.
- Tệp đính kèm: Nếu bạn muốn gửi hình ảnh, tài liệu, hoặc bất kỳ loại tệp nào khác, bạn có thể đính kèm chúng vào email. Thông thường, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng kèm tệp (thường là một cái kẹp giấy) và chọn tệp bạn muốn đính kèm từ máy tính của mình.
- CC và BCC: Hai trường này cho phép bạn gửi bản sao của email đến những người khác. “CC” viết tắt của “carbon copy”, trong khi “BCC” viết tắt của “blind carbon copy”. Sự khác biệt giữa hai cái này là người nhận email có thể thấy ai được CC vào email, nhưng không thể thấy ai được BCC.
Sau khi đã hoàn tất tất cả những thông tin trên, bạn có thể nhấn nút “Gửi” để bắt đầu quá trình gửi email.
Gửi Email
Việc gửi email không chỉ đơn giản là nhấn nút “Gửi”. Khi bạn nhấn “Gửi”, nhiều hành động sẽ diễn ra bên dưới bề mặt:
- Đóng gói thông tin: Khi bạn nhấn “Gửi”, máy tính hoặc thiết bị di động của bạn sẽ đóng gói thông tin trong email của bạn, bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung email, và bất kỳ tệp đính kèm nào. Thông tin này sau đó được mã hóa để đảm bảo rằng nó được gửi một cách an toàn qua internet.
- Giao thức SMTP: Thông tin được gói gọn này sau đó được gửi qua giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). SMTP là một giao thức chuẩn được sử dụng để gửi email trên internet. Nó quy định cách thông tin trong email được trao đổi giữa máy tính của bạn và máy chủ email.
- Máy chủ email: SMTP gửi thông tin email đã được gói gọn đến máy chủ email của bạn. Đây là một máy chủ được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ email của bạn, như Gmail hoặc Yahoo. Máy chủ này có nhiệm vụ xác nhận thông tin và chuẩn bị nó để gửi đến máy chủ email của người nhận.
- Quá trình gửi: Máy chủ email sau đó gửi email của bạn đến máy chủ email của người nhận. Điều này được thực hiện qua một quá trình gọi là “retrieval”, trong đó máy chủ người nhận “lấy” email từ máy chủ người gửi.
Lưu ý rằng toàn bộ quá trình này thường diễn ra rất nhanh. Trong hầu hết các trường hợp, email sẽ đến người nhận chỉ trong vòng vài giây sau khi bạn nhấn “Gửi”. Tuy nhiên, tốc độ cụ thể có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm tốc độ kết nối internet của bạn, kích thước email (bao gồm cả tệp đính kèm), và tình trạng máy chủ email.
Xử lý SMTP
Sau khi email của bạn được gửi đi từ máy tính hoặc thiết bị của bạn, SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) bắt đầu thực hiện công việc của mình. SMTP đóng vai trò như một hệ thống phân phát “bưu điện” điện tử, điều hướng email của bạn thông qua mạng internet và đảm bảo nó đến đúng địa chỉ người nhận. Dưới đây là các bước chi tiết hơn trong quá trình xử lý SMTP:
- Xác nhận thông tin: SMTP đầu tiên xác minh các thông tin trong email. Điều này bao gồm việc kiểm tra địa chỉ email người nhận xem có tồn tại không, cũng như xác nhận rằng email không chứa malware hay không phải là spam. Nếu có bất kỳ vấn đề gì với email, SMTP có thể từ chối gửi nó.
- Định tuyến Email: Sau khi xác nhận thông tin, SMTP tiếp theo sẽ xác định đường đi tốt nhất để gửi email đến máy chủ email người nhận. Nếu cần thiết, email có thể được chuyển qua nhiều máy chủ trung gian trước khi đến nơi đích.
- Liên lạc với Máy chủ Người nhận: Máy chủ SMTP sau đó sẽ liên lạc với máy chủ email người nhận và yêu cầu nó chấp nhận email. Máy chủ email người nhận sẽ tiếp tục kiểm tra email và quyết định liệu có chấp nhận nó hay không.
- Truyền tải Email: Nếu máy chủ người nhận chấp nhận email, SMTP sau cùng sẽ truyền tải email tới máy chủ đó. Trong quá trình này, email cũng được mã hóa để đảm bảo rằng thông tin không bị lộ ra ngoài trong quá trình truyền tải.
Quá trình xử lý SMTP thường diễn ra nhanh chóng và tự động, giúp email của bạn di chuyển trên internet một cách mượt mà.
Lưu trữ và Nhận Email
Sau khi email của bạn đã được gửi và xử lý bởi SMTP, nó sẽ đến máy chủ email của người nhận. Tại đây, email sẽ được lưu trữ cho đến khi người nhận tải xuống và mở nó. Dưới đây là cách quy trình này diễn ra:
- Lưu trữ Email: Khi email đến máy chủ email của người nhận, nó được lưu trữ trong một hộp thư đến trực tuyến. Đây là nơi mà tất cả email đến của người nhận được lưu giữ, cho dù họ đã mở email hay chưa.
- Thông báo về Email mới: Khi có email mới đến, người nhận thường sẽ nhận được thông báo. Điều này có thể là một thông báo trên màn hình, một âm thanh, hoặc thậm chí một thông báo đẩy nếu họ đang sử dụng một ứng dụng email trên điện thoại di động.
- Tải xuống và Mở Email: Khi người nhận sẵn sàng đọc email, họ sẽ tải xuống nó từ máy chủ email. Điều này thường được thực hiện tự động khi họ mở ứng dụng email hoặc truy cập vào hộp thư đến của mình trên web. Khi email đã được tải xuống, họ có thể mở nó và xem nội dung.
- Xử lý Tệp đính kèm: Nếu email của bạn có tệp đính kèm, người nhận sẽ cần tải xuống tệp đính kèm đó để xem nó. Trong hầu hết các ứng dụng email, điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào tệp đính kèm và chọn “Tải xuống”.
Quy trình lưu trữ và nhận email giúp đảm bảo rằng email của bạn luôn sẵn sàng để người nhận xem, dù họ có truy cập vào hộp thư của mình ngay lúc đó hay không.
Tổng kết
Quá trình hoạt động của email có thể khá phức tạp, nhưng nó cơ bản hoạt động như một hệ thống bưu điện kỹ thuật số hiệu quả. Mỗi bước trong quá trình này đều đảm bảo rằng thông điệp của bạn được gửi và nhận một cách an toàn, chính xác, và nhanh chóng. Bất kể là việc trao đổi thông tin cá nhân, gửi tệp tin đính kèm quan trọng, hay chỉ đơn giản là gửi lời chúc mừng sinh nhật, email đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày và công việc của chúng ta.